Diciembre 7 de 2004
Revista EnterServicios de correo gratuito: más que mensajesMauricio Jaramillo Marín
Los servicios de correo gratuito no solo compiten en su capacidad de almacenamiento, sino en servicios adicionales. Estos son los más comunes.

El primero de abril de este año un anuncio sacudió el hasta entonces calmado mundo de los servicios de correo gratuito. Google, el principal buscador de Internet del último lustro, informó sobre su nuevo servicio, Gmail (www.gmail.com), el cual ofrecería 1 gigabyte (GB) de capacidad, es decir, 500 veces más que el líder indestronable del momento, Hotmail.
Pero no fue solo un asunto de capacidad: Gmail también tendría servicios únicos, como las búsquedas avanzadas y la visualización de mensajes ordenados por conversaciones (al estilo de los grupos de noticias en Internet).
Se inició, casi de inmediato, una nueva competencia entre los servicios establecidos y otros nuevos, principalmente por ofrecer capacidades nunca antes pensadas, y también por aumentar sus servicios complementarios.
Si usted ya tiene una o varias cuentas de correo, revise sus características y servicios complementarios, porque puede estar desaprovechando algunos de ellos. Y si está pensando en abrir una nueva cuenta, tómelos en consideración a la hora de decidir cuál servicio de correo escoger.
A continuación presentamos un recuento de los servicios complementarios más comunes en el correo electrónico y de algunos más novedosos, los cuales son gratuitos en su mayoría.

- Carpertas. La mayoría de los servicios de correo gratuito ofrece la alternativa de clasificar los mensajes de correo en carpetas, que se pueden crear, modificar o borrar en cualquier momento (por ejemplo, se puede crear una carpeta para un proyecto específico o para un grupo de amigos). Esta opción facilita la organización de los elementos enviados y recibidos. Algunos servicios permiten la creación de subcarpetas, es decir, de carpetas dentro de otras. La opción predeterminada generalmente es la carpeta Buzón de entrada o Inbox.

- Etiquetas. Esta característica solo la provee Gmail, y permite identificar mensajes de correo y conversaciones por medio de etiquetas (cada una con un nombre), en lugar de clasificarlos por carpetas.
Almacenar mensajes en carpetas y subcarpetas puede no ser una manera muy productiva para consultar mensajes de diferente tipo. Con esta opción de Gmail se puede ver todo el listado de mensajes y cada uno tiene su propia etiqueta, o se puede hacer un clic en el menú de etiquetas para ver los mensajes que las tienen.

- Reglas. Algunos servicios incluyen en sus opciones la posibilidad de definir, por medio de reglas, acciones que se deseen ejecutar automáticamente al recibir o enviar mensajes. Estas reglas pueden utilizarse para organizar el buzón y las carpetas, para automatizar la administración de mensajes cuando está ausente, para suprimir elementos no deseados y de esta forma ahorrar tiempo.
Una única regla puede contener varias condiciones. Algunas de estas son: mover a (mueve un mensaje a una carpeta específica), suprimir, remitir a (reenvía un mensaje a destinatarios determinados) y marcar como spam.

- Directorio de contactos o guía de direcciones. Esta característica almacena información sobre personas y organizaciones. Es útil para agilizar el envío de correo, pues evita que se tengan que memorizar las direcciones de todos los destinatarios. Además, algunos servicios de correo incluyen en esta opción la creación de grupos, por lo que enviar un mensaje al equipo de trabajo, a la familia o a los amigos puede ser una tarea mucho más rápida que con el llenado manual de las direcciones de cada uno. Adicionalmente, algunos servicios permiten importar directorios completos de Outlook o de otras aplicaciones.

- Agenda o calendario. Algunas funciones adicionales son útiles para quienes no tienen un computador de mano, pero quieren tener en un solo punto accesible desde cualquier lugar información como citas, tareas pendientes o la agenda diaria. Servicios de correo como Yahoo (www.yahoo.com) y MyRealbox (www.myrealbox.com) complementan la agenda con la opción de compartirla con otras personas vía Internet.

- Bloc de notas. Al igual que la función de agenda, el bloc de notas es una herramienta útil para quienes quieren tener cierta información a su alcance desde cualquier computador. Allí se pueden archivar textos, cartas o datos de todo tipo.

- Autorrespuesta o respuesta automática. En la época en que Hotmail y sus competidores solo ofrecían 2 MB de capacidad, viajar o dejar de conectarse a la Red por unos días podía ser una tortura, porque los casilleros de correo se llenaban rápidamente y, por tanto, muchos mensajes rebotaban y se dejaba de recibir mensajes que podían ser importantes. Además, un mensaje urgente que no se respondía durante varios podía ser tomado como falta de interés y generar problemas en los negocios, el trabajo o la vida personal.
El problema del espacio y los mensajes ‘rebotados’ se resolvió este año con la ampliación de la capacidad por parte de la mayoría de servicios de correo. Hotmail (www.hotmail.com) y Yahoo (www.yahoo.com), los más populares, ofrecen 250 MB, mientras que Gmail, Spymac (www.spymac), Walla (www.walla.com) y otros ofrecen 1 GB o más.
No obstante, la necesidad de responder oportunamente, aun cuando se está de viaje o desconectado por un tiempo, sigue vigente. La opción de autorrespuesta permite generar mensajes automáticos indicando cuándo se responderá, o a quién debe acudir el remitente del mensaje para resolver su necesidad de manera inmediata. Es útil no solo para viajeros, sino también para empresas o negocios que reciban numerosos mensajes de correo y no puedan responderlos de inmediato. MyRealbox y Spymac son algunos de los pocos servicios que ofrecen esta opción.

- Reenvío automático de mensajes. En algunos servicios de correo esta opción se encuentra en las reglas, mientras que en otros se presenta como una función independiente. Permite reenviar los mensajes que llegan a la cuenta de correo a una o varias cuentas determinadas, y se configura con base en el nombre o la dirección del remitente o palabras clave.
Es una función muy útil para las personas que tienen varias cuentas de correo, y que quieren consultar solo una. Así, todas las cuentas las configuran para que reenvíen todos los mensajes automáticamente a la cuenta favorita.

- Correo apoderado. Esta opción, muy poco común, es inversa a la de reenvío automático de mensajes, y resulta útil cuando se está centralizando el correo de varias cuentas en una sola (como en el ejemplo anterior), pero alguna de ellas no ofrece la opción de reenvío automático.
Si por ejemplo usted quisiera reenviar automáticamente su correo de una cuenta de ETB (no gratuita), no podría hacerlo porque ese correo no lo permite. Pero si su cuenta principal es de MyRealbox o FastMail (www.fastmail.fm), dos de los pocos servicios que tienen esta función, podrá configurarla para que recupere los mensajes que le lleguen a su correo de ETB.

- Vistas por conversaciones. Esta característica es única en Gmail, y permite ver los mensajes en contexto. Así, todas las respuestas a un mensaje, incluso si son de diferentes personas, se visualizan automáticamente y por orden cronológico con solo mirar uno de los mensajes de la conversación.

- Búsquedas. En los servicios que ofrecen cuentas de poca capacidad esta opción no es muy importante, pues puede resultar más rápido buscar ciertos mensajes con un golpe de vista. Pero en las cuentas de 1 o 3 GB, cuando hay 200, 500 o 3.000 mensajes archivados, la función de búsqueda es imprescindible. Hotmail, que está empezando a ampliar su capacidad hasta 250 MB, Spymac y Gmail son algunos de los servicios que ofrecen la opción de búsquedas. De estos, la opción Búsquedas avanzadas de Gmail es la más rápida y eficiente.

- Firmas personalizadas. Muchos servicios permiten a los usuarios configurar una o varias firmas para que se inserten automáticamente al final de cada mensaje saliente. Se recomienda esta opción para el correo de negocios o de trabajo.

- Consulta desde el software de correo. Las opciones mencionadas están al alcance de los usuarios desde el sitio web del proveedor, al que se accede con el navegador web. Pero la mayoría de los servicios permite, además, enviar y recibir mensajes desde una aplicación de correo como Outlook, Outlook Express, Eudora, Netscape, Mozilla Thunderbird o Apple Mail. Para esto, utilizan los protocolos POP3 o IMAP. En los enlaces de ayuda se ofrecen las instrucciones para configurar el correo en estas aplicaciones.

- Filtros antispam. Aunque el spam sigue siendo un dolor de cabeza para los usuarios de correo, especialmente de cuentas gratuitas, los proveedores trabajan en filtrado inteligente de estos mensajes. Algunos de ellos permiten la configuración manual de listas negras en las que se añaden las direcciones de las que no se quiere recibir mensajes.

- Escaneo antivirus. Otra plaga que se expande por el correo electrónico es la de los virus y el software maligno. La mayoría de los mensajes infectados incluye archivos ejecutables (por ejemplo, con la extensión .exe), por lo que algunos proveedores de correo escanean todos los mensajes en busca de esta clase de archivos y los eliminan. Gmail y MyRealbox tienen políticas complementarias que impiden enviar o recibir mensajes ejecutables sospechosos.

- Múltiples identidades (alias). Unos pocos servicios, como FastMail, permiten crear múltiples direcciones para una sola cuenta, de tal forma que al enviar mensajes se pueden utilizar diferentes ‘personalidades’, pero las respuestas llegan a la misma cuenta original.

- Programación de envíos. ¿Se imagina que usted pudiera escribir sus correos en cualquier momento, pero programar su envío en una fecha y hora determinadas? Esta opción, útil para empresas o para personas que quieren, por ejemplo, escribir numerosos mensajes de cumpleaños en un día libre, la ofrece, por ahora, Mail2World (www.mail2world.com), pero no es gratuita.

Más allá de la capacidad
Debido a los altos costos del almacenamiento hasta hace algunos años, los proveedores limitaban el espacio disponible para cada cuenta de correo. Hoy, algunos de ellos ofrecen espacio suficiente para que los usuarios se olviden de los casilleros llenos o de mensajes que rebotan. Además de esta característica, y de las opciones complementarias mencionadas anteriormente, usted debe tener en cuenta dos aspectos importantes a la hora de escoger su proveedor de correo gratuito:
- Tamaño máximo de los mensajes: algunos proveedores también limitan el tamaño de los mensajes que se envían o se reciben en las cuentas de correo. Si se necesita una cuenta de correo para recibir videos, fotografías de alta resolución y otros archivos de gran tamaño, es conveniente buscar proveedores que permitan archivos de al menos 10 MB de tamaño.
- Velocidad de transmisión: hoy por hoy, la mayoría de los servicios transmite los mensajes en tiempo real (de forma inmediata), y otros lo hacen en segundos. Pero aún algunos se tardan algunos minutos para hacer la entrega, y no se recomiendan para quienes utilizan su correo para resolver asuntos urgentes.

¿Tiene muchas cuentas?
Si tiene varias cuentas de correo, además de las opciones de reenvío automático o de correo apoderado, ya mencionadas, puede utilizar un servicio web que le permita administrar varias cuentas a la vez. Uno de los más reconocidos por su buen funcionamiento es Mail2Web (www.mail2web.com), que permite configurar todas sus cuentas.